Arbeiten mit Kontakten in Microsoft Teams

Beim Arbeiten mit den Kontakten in Microsoft Teams gibt es paar Stolpersteine zu beachten. Wir erklären Ihnen warum und auf was Sie sich achten müssen, damit Sie das Verhalten von den Kontakten in Teams verstehen und effizienter damit arbeiten können.

Zuerst einmal vor ab, was ist denn nun so ungewöhnlich? Solang Sie Teams nicht auch als Telefonie-System benutzen, haben Sie die verschiedenen Kontakt-Varianten vermutlich nicht bemerkt. Teams hat verschiedene Kontaktverzeichnisse. Einerseits jenes welches vom Outlook her synchronisiert wird und ein eigenes wo nur innerhalb von Teams ersichtlich ist. Daneben gibt es noch Chat-Kontakte, mit welchen Sie kürzlich gechattet oder via Teams telefoniert haben. Diese sind in der Chat App ersichtlich. Dann gibt es auch noch die Kurzwahlgruppen. Aber alles der Reihe nach.

Wie füge ich Kontakte hinzu?

Durch «Kontakt hinzufügen» können Sie direkt in Teams Kontakte erstellen. Diese werden aber nur im Teams internen Adressbuch gespeichert und werden nicht nach Outlook synchronisiert. Wenn es den Kontakt, wo Sie erstellen, bereits im Outlook mit derselben Nummer gibt, wird der Kontakt vom Outlook in Teams ausgeblendet. Ein doppelter Kontakt kann problemlos erstellt werden, sobald jedoch die Kontakte von Teams aktualisiert werden, verschwindet der Outlook Kontakt. Die Teams Kontakte haben also Vorrang. Mit dem Suchfeld können Sie nach existierenden Kontakte suchen.

Warum sehe ich neu erstellte Outlook Kontakte nicht?

Bis heute konnten wir nicht ermitteln in welchem Abstand Teams neu erstellte Outlook Kontakte synchronisiert. Fakt ist, dass neu erstellte Outlook Kontakte nicht sofort im Teams auftauchen. Wenn Sie das beschleunigen möchten, hilft es nur Teams komplett zu schliessen und neu zu starten.

Wie erkenne ich von welcher Quelle die Kontakte stammen?

Das ist recht einfach. Kontakte die aus Outlook synchronisiert wurden, können in Teams nicht über die 3 Punkte bearbeitet oder gelöscht werden. Externe Chat Kontakte oder Teams Kontakte welche über Teams erstellen wurden, können über die 3 Punkte bearbeitet und gelöscht werden.

Was sind Kurzwahlkontakte?

Eine spezielle Gruppe von Kontakten sind die Kurzwahlkontakte. Diese werden in keinem Adressbuch abgelegt sondern in den jeweiligen Kurzwahlgruppe hinzugefügt. Die Idee der Kurzwahlkontakten ist, das schnelle und einfache verwenden von häufigen Kontakten. So ermöglicht der Kurzwahlkontakt, einen Teilnehmer mit einer bestimmten Rufnummer per einfachen klick anzurufen oder in eine Sofortkonferenz zu treten.

Das hinzufügen zur Kurzwahl kann entweder über die 3 Punkte beim Anrufverlauf gemacht werden oder über die 3 Punkte bei den Kurzwahlkontakten direkt (rot markierter Bereich).

Es gibt auch die Möglichkeit verschiedene Kurzwahlgruppen zu erstellen (blau markierter Bereich). So können Sie zum Beispiel eine Gruppe für externe Partner erstellen und eine Gruppe für interne Kurzwahlen. Teams bietet hier viel Flexibilität. Diese Gruppen und Kontakte sind selbstverständlich auch auf der Mobilen App verfügbar und nutzbar.